Due cuochi, la stessa ricetta, due piatti diversi. Uno scodella con generosità, l’altro si attiene alla scheda, e a fine mese il costo della merce non torna con il calcolo. La spiegazione abituale è che il personale vada formato meglio.
Nella maggior parte dei casi non è vero. Se lo stesso piatto esce diverso a seconda del turno, raramente dipende dal fatto che qualcuno non sa cucinare, e quasi sempre dal fatto che da nessuna parte sta scritto cosa significhi «giusto».
Questo articolo mostra cosa rende standardizzata una ricetta, cosa va davvero messo per scritto, e perché il foglio di calcolo con cui quasi ogni azienda comincia, oltre una certa dimensione, non regge più.
Che cos’è una ricetta standardizzata?
Una ricetta è standardizzata quando esce lo stesso piatto, indipendentemente da chi lo cucina e in quale giorno.
Sembra banale, ma è il rovesciamento di quello che fa la maggior parte dei modelli. Quelli definiscono una ricetta standardizzata dal suo aspetto: più ingredienti possibile, grammi più precisi possibile. È la descrizione di un modulo, non di un obiettivo. E spiega perché tante schede ricetta compilate con cura non cambiano comunque nulla.
Partendo dal risultato, sono quattro le grandezze che stabiliscono se esce due volte la stessa cosa:
- La dimensione della preparazione. Quante porzioni rende la preparazione. Senza questo numero ogni quantità è illeggibile, perché nessuno sa a cosa si riferisce.
- La quantità per porzione. L’unica grandezza che fissa allo stesso tempo il piatto e il calcolo.
- I passaggi di lavoro che cambiano il risultato. Non tutti i passaggi. Se la carne va in padella porzione per porzione o tutta in una volta decide la crosta; se le cipolle si tagliano prima o dopo non decide nulla.
- Il piatto finito. Come il piatto deve presentarsi e comportarsi quando è giusto.
Una ricetta con quindici pesi esatti e senza numero di porzioni non è standardizzata. Una con quattro indicazioni e una dimensione della preparazione chiara lo è. Si intendono sempre le quantità nette, cioè quello che resta dopo la mondatura e finisce davvero nel piatto; come si arriva lì dalla quantità d’acquisto è spiegato nell’articolo sul calcolo della resa.
Da cosa vi accorgete che le vostre ricette non sono standardizzate?
Da quattro sintomi. Presi uno per uno si attribuiscono al personale; presi insieme sono un problema di sistema.
Lo stesso piatto esce diverso a seconda del turno. Il classico, e l’unico che tutti notano. Viene segnalato come «quello scodella troppo», raramente come «non abbiamo mai stabilito quanto deve andarci sopra».
Il food cost si muove senza che si sia mosso un prezzo d’acquisto. È il segnale più onesto, perché non si può discutere via. Se i prezzi dei fornitori sono fermi e la percentuale si sposta lo stesso, si sta spostando la porzione. Cos’altro muove questo indicatore è spiegato nell’articolo sulla percentuale di food cost.
Un nuovo cuoco ha bisogno per settimane di qualcuno accanto, anche se sa cucinare. Sul piano del mestiere è pronto dal primo giorno. Quello che gli manca non è nulla di artigianale, ma l’informazione su come questa azienda fa questo piatto. Sta in poche teste, e per questo ogni inserimento non costa tempo solo al nuovo arrivato.
Alla domanda su quale versione vale non c’è una risposta rapida. Esistono un file sul computer della cucina, una stampa appesa al muro e una versione che qualcuno ha adattato dopo l’ultimo giro di prezzi. Qual è quella giusta? Se la risposta richiede una telefonata, la risposta è no.
Chi riconosce due di questi quattro non ha un problema di personale.
Cosa va sulla scheda ricetta, e cosa no?
Meno di quanto chieda la maggior parte dei modelli. In compenso una riga che quasi tutti dimenticano.
Ecco come potrebbe presentarsi una scheda, qui per uno spezzatino di manzo con pasta. Si cancella ciò che da voi non esiste:
| Campo | Esempio | Perché ci va |
|---|---|---|
| Piatto e dimensione della preparazione | Spezzatino di manzo, preparazione per 20 porzioni | Senza numero di porzioni ogni quantità è illeggibile |
| Quantità per porzione | 160 g di carne, 200 g di salsa, 120 g di pasta | Fissa allo stesso tempo il piatto e il calcolo |
| Ingredienti con quantità nette | Spalla di manzo 3,2 kg pulita, carote 800 g … | Netto, non quantità d’acquisto: la resa è già inclusa |
| Ricette base come rimando | «Salsa: ricetta base salsa al vino rosso, 4 l» | Il punto in cui copiare farà male più avanti |
| Solo i passaggi rilevanti per il risultato | «Asciugare la carne, rosolare porzione per porzione» | Non tutto il ricettario, solo ciò che cambia il risultato |
| Il piatto finito | «Salsa nappante, la carne si disfa alla pressione» | L’unica riga che crea costanza tra due cuochi |
| Chi, quando | «M. Keller, 12.03.» | Rende rispondibile la domanda sulla versione |
Questa scheda ricetta è disponibile come modello da compilare. Due file, download diretto, nessun login, nessun indirizzo e-mail:
- Modello di scheda ricetta in XLSX: con lo spezzatino di manzo come esempio e un foglio di istruzioni
- Modello di scheda ricetta in CSV: grezzo, per l’importazione in Excel o Google Sheets
La riga «Il piatto finito» è quella che non compare quasi in nessun modello e che rende di più. Le quantità si possono pesare; se la salsa è nappante si può solo descrivere. È esattamente da lì che il nuovo cuoco capisce se ha finito.
Altrettanto importante è cosa non va sulla scheda. Non il prezzo d’acquisto, perché cambia indipendentemente dalla ricetta e rende la scheda sbagliata il giorno in cui il fornitore aggiorna il listino; il suo posto è nel calcolo. Non i valori nutrizionali, perché nessuna azienda di questa dimensione li tiene aggiornati. Non la sequenza completa dei passaggi, perché la scheda non è un ricettario per chi non sa cucinare. E non gli allergeni come colonna a sé, perché quelli stanno nella matrice degli allergeni; chi li tiene in due posti finisce per non aggiornarne nessuno.
La regola dietro: sulla scheda va ciò che fissa il risultato. Tutto ciò che cambia indipendentemente dalla ricetta va da un’altra parte.
Restano così tre documenti uno accanto all’altro, che vengono confusi regolarmente:
| Scheda ricetta | Matrice degli allergeni | Foglio di contaminazione | |
|---|---|---|---|
| Descrive | un piatto, per intero | tutti i piatti per 14 allergeni | la cucina: punti e misure |
| Risponde a | Esce la stessa cosa? | Cosa c’è dentro? | Cosa può finirci per sbaglio? |
| Si aggiorna a | modifica di ricetta | cambio di ricetta, prodotto, fornitore | modifica di apparecchio, postazione o flusso di lavoro |
Tre documenti, tre inneschi. Chi li comprime in un unico file non ne aggiorna nessuno.
Perché i fogli di calcolo cedono?
Per venti ricette in una sola sede non cedono affatto. Lì un foglio di calcolo è la scelta giusta, e chi sostiene altro sta vendendo software.
Cedono su una sola caratteristica, e non ha niente a che vedere con i conti. Excel calcola in modo impeccabile. Il problema è che lo stesso valore sta in più posti e niente tiene insieme quei posti. Si manifesta in tre modi.
La ricetta base sta dentro più piatti. La salsa al vino rosso è nello spezzatino, nell’arrosto, nei ravioli, nel piatto del giorno e nel menù catering. Se cambia la ricetta base, la stessa riga va modificata in cinque file, a mano e ricordando a memoria quali erano i cinque.
Alla domanda sulla versione non si può rispondere. Due file, una stampa, una versione adattata in allegato a una mail. Un foglio di calcolo non sa quale di queste sia quella valida, e non può nemmeno saperlo.
Il posto dimenticato non si fa mai sentire. È la parte più sgradevole. Un errore di calcolo si vede, perché il risultato appare assurdo. Un ingrediente modificato in quattro file su cinque appare corretto dappertutto. Il quinto da quel momento è silenziosamente sbagliato e lo resta finché qualcuno non ci inciampa per caso.
Non è un giudizio di qualità su Excel, ma un’affermazione sulla sua architettura: un foglio di calcolo è un buon documento e un cattivo sistema. Come documento fissa una ricetta in modo pulito e si può passare ad altri. Come sistema dovrebbe tenere sincronizzate più verità, e per questo non è mai stato costruito.
Quanto costi concretamente si può calcolare sulla propria azienda. La salsa al vino rosso sta in cinque piatti. Il fornitore cambia la ricetta del fondo d’arrosto: cinque posti. Se tre di questi cinque piatti hanno una versione estiva e una invernale, i posti sono otto. Il punto non è il numero, ma il fatto che cresce con l’assortimento mentre il tempo per aggiornare no.
Come introducete la standardizzazione senza paralizzare la cucina?
Con dieci ricette. Non con tutta la carta.
Il consiglio abituale è di registrare tutti i piatti, ed è esattamente lì che un progetto del genere fallisce. Ogni carta porta una lunga serie di piatti che non vengono quasi mai ordinati, e chi comincia dall’inizio e prosegue in ordine alfabetico si ferma da qualche parte tra gli antipasti.
L’ingresso che regge è più stretto. Dieci piatti, quelli che portano il fatturato. Un pomeriggio. Messi per scritto dalla persona che li cucina davvero, alla postazione durante il servizio, non alla scrivania andando a memoria. Alla scrivania nasce la ricetta che si vorrebbe avere; alla postazione nasce quella che l’azienda fa davvero, compresa la scorciatoia che da due anni prendono tutti.
Dopo viene la fase di ampliamento, e questa va davvero oltre: il resto della carta, piatto per piatto, quando ci si sta comunque lavorando. Le ricette base come unità a sé, a cui i piatti rimandano, invece che come blocchi copiati in ogni file. Un innesco fisso per l’aggiornamento, perché non dipenda dal caso. E il collegamento con il calcolo e la matrice degli allergeni, perché una modifica in un posto non generi errori silenziosi altrove.
Chi fa solo le dieci e si ferma lì ha la parte maggiore del beneficio. Chi comincia con tutte, alla fine ha un modello riempito a metà e la convinzione che la standardizzazione non serva a niente.
Cosa succede quando una ricetta cambia?
Non cambia mai solo la ricetta. Quattro cose si spostano allo stesso tempo.
Il calcolo, perché una quantità modificata sposta il costo della merce per porzione e con lui la percentuale su cui l’azienda si regola (food cost). L’indicazione degli allergeni, perché un nuovo ingrediente o un nuovo prodotto finito cambia la dichiarazione, e con le ricette annidate un ingrediente di base modificato si porta dietro ogni piatto in cui sta (matrice). La resa e con lei il numero di porzioni, non appena cambia un taglio o un metodo di cottura (resa). E infine ciò che l’ospite legge, sulla carta o sul cartello (dichiarazione).
È esattamente per questo che la standardizzazione non si può sbrigare come compito di documentazione. Un classatore di schede ricetta complete è corretto il giorno in cui viene finito e da lì in poi ogni giorno un po’ meno. La vera domanda non è se i valori sono scritti, ma se sono collegati tra loro.
Come si tiene tutto sotto controllo quando dieci ricette diventano cento?
Dal punto in cui una ricetta base sta dentro più piatti, aggiornare diventa il vero lavoro. È esattamente per questo che stiamo costruendo Trolevo.
Lì le ricette vivono con sotto-ricette annidate: la ricetta base esiste una volta sola, e i piatti vi rimandano invece di copiarla. Se modificate la salsa al vino rosso, cambia in ogni piatto che la usa. Gli allergeni di tutti gli ingredienti e le sotto-ricette confluiscono automaticamente in un’etichetta di allergeni per piatto, la scalatura delle porzioni converte la preparazione su qualsiasi numero di porzioni, e il calcolo è agganciato agli stessi numeri invece che a un secondo file. Questo aiuta ad adempiere l’obbligo di caratterizzazione; la responsabilità per la correttezza delle indicazioni resta all’azienda.
Cosa non fa, detto chiaramente: non scrive le vostre ricette, non decide quali passaggi di lavoro da voi cambiano il risultato, e non sostituisce le dieci ricette della sezione qui sopra. Quelle deve metterle per scritto, una volta, qualcuno che sa cucinare.
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