Eine Rezeptkalkulation in einer Tabelle muss an drei Stellen richtig rechnen: beim Preis einer Zutat nach dem Rüsten und Garen, bei Grundrezepten, die in mehreren Gerichten stecken, und auf dem Weg vom Wareneinsatz zum Kartenpreis mit der Schweizer Mehrwertsteuer. Diese Vorlage tut das an allen drei Stellen und ist mit einem durchgerechneten Beispiel vorbefüllt.
Zwei Dateien, direkter Download, kein Login, keine E-Mail-Adresse:
- Rezeptkalkulation als XLSX: mit Anleitung, dem Beispiel und dem Blatt «Grenze»
- Rezeptkalkulation als CSV: roh, für den Import in Excel oder eine andere Tabellenkalkulation
Wie erstellt man eine Rezeptkalkulation in Excel?
Mit vier Blättern, die aufeinander verweisen: «Zutaten» mit dem Einkaufspreis und dem Preis nach Rüsten und Garen, «Grundrezepte», «Gerichte» und «Verkaufspreis» mit Mehrwertsteuer und Gegenprobe. Die Vorlage hat sie fertig angelegt, dazu eine Anleitung und das Blatt «Grenze». Gerechnet wird für einen mehrwertsteuerpflichtigen Betrieb, der effektiv abrechnet, und darum mit Einkaufspreisen ohne Mehrwertsteuer; im Beispiel sind es Beispielpreise.
Vorbefüllt ist ein Rindsbraten an Rotweinsauce:
| Zeile | Menge | CHF |
|---|---|---|
| Rindshuft, essfertig | 180 g | 8.08 |
| Rotweinsauce (Grundrezept) | 1 dl | 1.13 |
| Karotten, gerüstet | 120 g | 0.41 |
| Wareneinsatz pro Portion | 9.62 |
Wie aus dem Wareneinsatz der Food-Cost-Prozentsatz wird, steht im Artikel Food-Cost-Prozentsatz berechnen.
Die Blätter stehen in der Reihenfolge, in der eine Kalkulation läuft: von der Zutat über das Rezept zum Preis. Warum diese Reihenfolge zählt, erklärt der Leitfaden zur Kalkulation in der Gastronomie.
Zum Anfangen genügt ein einziges Gericht. Seine Zutaten kommen mit dem Einkaufspreis ins Blatt «Zutaten», seine Mengen und die Zahl der Portionen in einen Block im Blatt «Gerichte», ein Zielwert und der Kartenpreis ins Blatt «Verkaufspreis». Ausbeute, Grundrezepte und der Kanal zum Mitnehmen kommen danach. Die Menge steht immer in der Einheit des Preises: 180 g Rindshuft sind 0,180, weil der Preis pro Kilo gilt. Die Vorlage zeigt die Einheit neben jeder Menge an.
Was trägt man im Blatt «Zutaten» ein?
Pro Zutat den Einkaufspreis ohne Mehrwertsteuer und, wo man sie kennt, die Rüst- und die Garausbeute. Daraus rechnet das Blatt den bereinigten Preis, und mit diesem Preis rechnen alle Rezepte.
Preis der verwendbaren Menge = Einkaufspreis ÷ Ausbeutegrad
Die Rindshuft im Beispiel stammt aus dem Artikel über Rüstverlust und Ausbeute, mit denselben Werten: Einkaufspreis CHF 28.00 pro Kilo, Rüstausbeute 78 %, Garausbeute 80 %. Das Blatt multipliziert die beiden Ausbeuten, statt sie zu addieren:
0,78 × 0,80 = 62,4 % 28.00 ÷ 0,624 = CHF 44.87 pro Kilo 180 g essfertig: CHF 8.08 statt CHF 5.04 zum Rechnungspreis
Welche Ausbeute in den Preis gehört, entscheidet die Menge, die man im Rezept einträgt. Die Rindshuft steht im Braten essfertig, also zählen Rüst- und Garausbeute. Die Karotten stehen gerüstet, also zählt nur die Rüstausbeute: 82 %, bereinigt CHF 3.41 pro Kilo. Braucht man dieselbe Zutat einmal essfertig und einmal roh, bekommt sie zwei Zeilen mit verschiedenen Namen, etwa «Karotten» und «Karotten, essfertig», denn bei einem doppelten Namen gilt nur der erste Eintrag. So zählt jeder Verlust genau einmal.
Leere Ausbeutefelder rechnen mit 100 %, also ohne Korrektur. Gemessen wird zuerst die teuerste Zutat, einmal, mit der nächsten Lieferung; beim billigen Gemüse tut es vorerst ein grober Wert. Lieferant und Messdatum gehören in die Spalte «Notiz», damit später noch jemand weiss, wofür der Wert gilt.
Einen Schwundzuschlag hat das Blatt absichtlich nicht. Verderb, Überproduktion und falsch portionierte Teller gehören in die Zahlen des Betriebs, nicht in die des Rezepts. Wer sie in die Ausbeute packt, kann danach beides nicht mehr auseinanderhalten.
Wie rechnet man ein Grundrezept in mehrere Gerichte ein?
Man rechnet es einmal als Ansatz, teilt durch das, was der Ansatz wirklich ergibt, und verweist in jedem Gericht nur darauf. Die Rotweinsauce im Beispiel:
| Zutat | Menge | CHF |
|---|---|---|
| Rotwein | 2 l | 16.00 |
| Bratenfond (gekauft) | 4 l | 24.00 |
| Schalotten | 400 g | 1.60 |
| Butter | 250 g | 3.75 |
| Ansatz, eingekocht auf 4 l | 45.35 |
Geteilt wird durch die 4 Liter, die nach dem Einkochen tatsächlich da sind, gemessen und nicht aus den Zutaten zusammengezählt. Ein Deziliter kostet damit CHF 1.13. Der Garverlust der Sauce steckt in diesen 4 Litern, deshalb bekommt der Rotwein im Blatt «Zutaten» keine Garausbeute; sonst zählte das Einkochen doppelt.
Dieselbe Sauce steckt im Beispiel in zwei Gerichten. Der Rindsbraten nimmt einen Deziliter. Das Rindsvoressen ist die Rezeptkarte aus dem Artikel über Rezepte standardisieren, ohne Beilage: ein Ansatz für 20 Portionen mit 3,2 kg Rindsschulter und 800 g Karotten, beide gerüstet, und 4 Liter Sauce. Der Ansatz kostet CHF 128.08, die Portion CHF 6.40.
Für die Rindsschulter zählt dabei nur die Rüstausbeute (CHF 22.00 pro Kilo, 88 %, bereinigt CHF 25.00). Den Garverlust trägt der Ansatz selbst, weil er durch die 20 Portionen geteilt wird, die er nach dem Schmoren ergibt.
Kostet der Rotwein CHF 9.00 statt CHF 8.00 pro Liter, ändert man eine Zelle im Blatt «Zutaten». Die Sauce kostet danach CHF 47.35, der Rindsbraten CHF 9.67 statt CHF 9.62 und eine Portion Voressen CHF 6.50 statt CHF 6.40. Gerechnet wird an einer Stelle, und jedes Gericht der Vorlage, das die Sauce verwendet, rechnet mit.
Ein Grundrezept darf auch ein anderes enthalten, etwa einen eigenen Fond, wenn dieser weiter oben im Blatt steht. Steht er weiter unten, zeigt die Vorlage einen Hinweis statt einer Zahl.
Wie kommt die Vorlage vom Wareneinsatz zum Kartenpreis?
Über einen Zielwert zum Nettopreis, mit dem Mehrwertsteuersatz zum Bruttopreis, dann gerundet und mit einer Gegenprobe zurückgerechnet. Für den Rindsbraten:
Nettopreis bei 30 % Food-Cost: 9.62 ÷ 0,30 = CHF 32.07 Bruttopreis vor Ort: 32.07 × 1,081 = CHF 34.67 Auf der Karte: CHF 35.00 Gegenprobe: 35.00 ÷ 1,081 = CHF 32.38, Food-Cost 9.62 ÷ 32.38 = 29,7 %, Deckungsbeitrag CHF 22.76
Die 30 % sind der Beispielwert aus dem Artikel Gericht kalkulieren, kein Richtwert. Der Kartenpreis ist eine Eingabe: Gerundet wird von Hand, und die Gegenprobe zeigt, was das Runden kostet. Beim Voressen ergibt die Rechnung CHF 23.06; steht es zu CHF 23.00 auf der Karte, liegt der Food-Cost bei 30,1 %.
Welcher Zielwert zum eigenen Betrieb passt, ist eine eigene Frage; sie steht im Artikel über den guten Food-Cost-Prozentsatz.
Im Blatt «Verkaufspreis» wählt man pro Zeile «vor Ort» oder «zum Mitnehmen» und damit den Satz. Konsum vor Ort ist eine gastgewerbliche Leistung und unterliegt dem Normalsatz von 8,1 % (Stand 2026). Zum Mitnehmen oder zur Auslieferung gilt der reduzierte Satz von 2,6 %, aber nur «sofern geeignete organisatorische Massnahmen zur Abgrenzung dieser Leistungen von den gastgewerblichen Leistungen getroffen worden sind; andernfalls gilt der Normalsatz» (Art. 25 Abs. 3 MWSTG). Eine solche Massnahme ist nach Art. 56 MWSTV «namentlich das Ausstellen von Belegen, anhand derer festgestellt werden kann, ob eine gastgewerbliche Leistung oder eine Auslieferung beziehungsweise eine Lieferung zum Mitnehmen erbracht wurde». Alkoholische Getränke sind vom reduzierten Satz ausgenommen und immer zum Normalsatz von 8,1 % zu versteuern, egal ob vor Ort oder zum Mitnehmen.
Das Voressen steht im Beispiel ein zweites Mal, zum Mitnehmen, für einen Betrieb, der das mit Belegen trennt. Beim selben Zielwert ergibt die Rechnung CHF 21.88 statt CHF 23.06; zu CHF 22.00 auf der Karte liegt der Food-Cost bei 29,9 %.
Die Vorlage rechnet für einen Betrieb, der effektiv abrechnet. Wer nach der Saldosteuersatzmethode abrechnet, schuldet der ESTV den bewilligten Satz auf den Umsatz einschliesslich Steuer (Art. 37 Abs. 2 MWSTG); für ihn ist ÷ 1,081 und ÷ 1,026 nicht die Rechnung. Auch auf der Einkaufsseite passt die Vorlage nicht für ihn: Sie setzt Einkaufspreise ohne Mehrwertsteuer voraus, und die Saldosteuersätze berücksichtigen «die branchenübliche Vorsteuerquote» (Art. 37 Abs. 3 MWSTG). Für kleine Imbissbetriebe gibt es zudem eine vereinfachte Abrechnung der ESTV (MWST-Branchen-Info 08, Ziff. 1.3.4), bei der die Mehrwertsteuer nicht vom Kanal abhängt; ihre Bedingungen stehen im Artikel Food-Cost in der Pizzeria.
Dieser Abschnitt erklärt die Kalkulation und ist keine Steuerberatung; verbindlich sind das MWSTG, die MWSTV und die Auskünfte der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).
Wo stösst eine Excel-Kalkulation an ihre Grenze?
Nicht beim Rechnen, sondern bei der zweiten Datei. In der Vorlage steht jeder Einkaufspreis an einer Stelle, und das gilt, solange es diese eine Datei gibt. Platz hat sie für 150 Zutaten, 15 Grundrezepte und 30 Gerichte; wer mehr führt, braucht eine zweite Datei.
Im Artikel über Rezepte standardisieren steckt die Rotweinsauce in fünf Gerichten: im Voressen, im Braten, in den Ravioli, im Tagesteller und im Cateringmenü. Wie viele Stellen man von Hand nachführt, wenn sich die Sauce ändert, hängt davon ab, wie die Rezepte geführt werden:
| So geführt | Stellen von Hand |
|---|---|
| Eine Datei, das Grundrezept als Verweis (diese Vorlage) | 1 |
| Eine Datei pro Gericht, die Sauce in jeder kopiert | 5 |
| Dazu eine Sommer- und eine Winterversion für drei der fünf Gerichte, je als eigene Datei | 8 |
Die Stelle, die man vergisst, fällt nicht auf: Sie sieht korrekt aus und rechnet mit dem alten Preis. Und keine Datei weiss, welche Kopie gilt (die auf dem Küchenrechner, der Ausdruck an der Wand oder die im Mailanhang) und wer zuletzt etwas geändert hat. Das Blatt «Grenze» der Vorlage stellt genau diese Rechnung auf.
Was übernimmt Trolevo, und was bleibt in der Tabelle?
Trolevo übernimmt, woran die Datei aufhört: dass ein Grundrezept und ein Zutatenpreis an einer Stelle leben, auch über viele Rezepte. In der Tabelle bleibt die Rechnung mit Ausbeute, Mehrwertsteuer und Kartenpreis.
Ein Grundrezept wie die Rotweinsauce kann in Trolevo ein eigenes Rezept sein, das die Gerichte einbinden, statt es zu kopieren; sein Wareneinsatz läuft in den jedes Gerichts, das es verwendet. Jedes Rezept hat einen Bearbeitungsverlauf: wer es wann geändert hat und was.
Ein Feld für den Ausbeutegrad hat die App nicht: Den bereinigten Preis rechnet man selbst und hinterlegt ihn bei der Zutat als Zutatenpreis. Die App führt einen Verkaufspreis pro Rezept, ohne Mehrwertsteuersatz und ohne Kanal. Sie zeigt, welchen Anteil am Verkaufspreis der Wareneinsatz und die Aufwandskosten ausmachen und was übrig bleibt, gerechnet auf den eingetragenen Preis, ohne die Mehrwertsteuer abzuziehen. Vorschlagen kann sie einen Verkaufspreis: den, bei dem nach den Produktionskosten ein Anteil des Preises übrig bleibt, den man für den Arbeitsbereich in Prozent festlegt. Die Kalkulation dieser Vorlage lässt sich nicht nach Trolevo mitnehmen: Der Rezept-Import übernimmt keine Preise.
Den Kartenpreis mit Zielwert, Mehrwertsteuer und Gegenprobe rechnet deshalb weiterhin die Vorlage. Der kostenlose Food-Cost-Rechner rechnet Food-Cost und Deckungsbeitrag eines Gerichts nach, wahlweise mit 8,1 % oder 2,6 %.
Speichert man in Trolevo einen neuen Zutatenpreis, rechnet die App dabei den Wareneinsatz jedes Rezepts neu, das die Zutat verwendet, direkt oder über ein Unterrezept. Das hilft, die Kalkulation aktuell zu halten; die Preisentscheidung bleibt beim Betrieb.
Trolevo ist in Entwicklung – Early Access sichern.
Quellen
- MWSTG – Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer, SR 641.20, Art. 25 und 37
- MWSTV – Mehrwertsteuerverordnung, SR 641.201, Art. 56
- ESTV – MWST-Branchen-Info 08 Hotel- und Gastgewerbe, Ziff. 1.3.4
- ESTV – Mehrwertsteuersätze (Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %)
Die Zahlen in den Beispielen sind illustrativ und keine Branchenstatistik. Die Ausbeutewerte sind selbst gesetzte Beispielwerte und keine Richtwerte; jeder Betrieb misst seine eigenen. Dieser Artikel erklärt die Kalkulation und ist keine Steuerberatung.