Una richiesta di catering lascia raramente tempo per pensare. La manifestazione è tra sei settimane, si tratta di 60 persone, e per venerdì ci si attende una cifra. La via più rapida verso quella cifra è anche la più cara: prendere le tre portate dal menu, per 60. Questo calcolo nella maggior parte dei casi non torna, e ce ne si accorge solo dopo la manifestazione. Questo articolo calcola un incarico completo e chiarisce la domanda da cui nel catering dipendono più franchi, cioè quale aliquota IVA si applica. Come si determina il costo merci per porzione è spiegato nell’articolo calcolare la percentuale di food cost.
Come si calcola un incarico catering?
Dal basso verso l’alto, non partendo dal menu. Cinque blocchi compongono il prezzo:
- Il costo merci per persona e per portata, per il numero di ospiti, più una riserva per non restare a corto.
- Le ore di personale per la preparazione, il servizio sul posto e il montaggio e smontaggio, a una tariffa oraria a costi pieni.
- Il trasporto e il materiale: veicolo, stoviglie a noleggio, biancheria, materiale di consumo.
- Un supplemento per rischio e utile sulla somma dei tre blocchi.
- L’IVA, all’aliquota corrispondente alla prestazione effettivamente fornita.
La differenza rispetto al calcolo di un singolo piatto sta nei blocchi 2 e 3. Sul menu, personale e costi fissi sono contenuti nel coefficiente di ricarico, perché si ripartiscono su centinaia di piatti. Un incarico catering ha le proprie ore e il proprio materiale, ed entrambi vanno pagati comunque, indipendentemente da come va il resto del ristorante. Per questo qui si calcolano separatamente.
Perché il prezzo sul menu per il numero di ospiti non regge?
Perché un incarico fuori sede comporta un blocco di costi che il prezzo sul menu non è mai stato pensato per coprire. L’esempio: una manifestazione aziendale, 60 persone, tre portate, consegnate e servite sul posto.
Sul menu quelle stesse portate sarebbero a CHF 12.00, CHF 34.00 e CHF 9.00, insieme CHF 55.00 lordi a persona.
Calcolo secondo il menu: 60 × CHF 55.00 = CHF 3’300.00 lordi netto con IVA all’8,1 %: CHF 3’300.00 ÷ 1,081 = CHF 3’052.73
L’incarico stesso costa, secondo il calcolo, CHF 3’382.00 (il conto completo è nelle due sezioni seguenti). Il calcolo secondo il menu è quindi inferiore di CHF 329.27, e questo prima di un solo centesimo di supplemento per rischio o utile.
Una precisazione su questo confronto: la tariffa oraria compresa nei CHF 3’382.00 è una tariffa a costi pieni e contiene già una quota dei costi fissi dell’azienda. L’ammanco non significa dunque che l’incarico bruci liquidità. Significa che non porta la sua quota di affitto, amministrazione e ammortamenti, e che ogni ora dedicata avrebbe reso di più in sede.
A fare la differenza sono quattro voci che nella propria sala non esistono: la trasferta, le stoviglie a noleggio, il montaggio e smontaggio, e la riserva che si produce perché nulla venga a mancare. Vale anche il contrario: se la manifestazione si tiene nel proprio locale, con le proprie stoviglie, il proprio personale e senza trasporto, diversi di questi blocchi vengono meno, e il calcolo secondo il menu torna vicino a un prezzo sostenibile. L’errore non è il menu. L’errore è applicarlo senza verifica a un incarico che si svolge fuori sede.
Come si calcola il costo merci di un incarico catering?
Per persona e per portata, poi per il numero di ospiti. Si calcola esattamente come sul menu, quindi contorni, salse, guarnizioni e sotto-ricette compresi; il metodo è nell’articolo sul food cost.
| Portata | Costo merci per persona |
|---|---|
| Antipasto | CHF 3.20 |
| Piatto principale | CHF 9.40 |
| Dessert | CHF 2.40 |
| Totale | CHF 15.00 |
Si aggiunge una voce che nel calcolo per singolo piatto non esiste: la riserva. In una manifestazione non si produce à la carte su richiesta. Deve bastare, quindi si produce più di quanto il calcolo richieda, e una parte avanza. Chi non mette in conto questa quantità la ritrova più tardi, come differenza tra costo merci calcolato ed effettivo.
Con l’8 % di riserva: CHF 15.00 × 1,08 = CHF 16.20 a persona Costo merci dell’incarico: 60 × CHF 16.20 = CHF 972.00
L’8 per cento è un valore d’esempio, non una cifra di settore. Quanto debba essere alta la riserva dipende dal formato: un servizio al piatto con un numero fisso di porzioni ne richiede poca, un buffet aperto nettamente di più. Chi ha qualche manifestazione alle spalle conosce il proprio valore dal confronto tra consumo calcolato ed effettivo. È l’unico valore che conta.
Come entrano nel prezzo il personale, il trasporto e il materiale?
Come voci a sé, in ore e in franchi. Prima le ore, e tutte, non solo quelle in cucina:
| Voce | Ore |
|---|---|
| Preparazione in cucina | 14 |
| Servizio sul posto (3 persone × 5 h) | 15 |
| Trasporto, montaggio e smontaggio | 6 |
| Totale | 35 |
35 h × CHF 52.00 = CHF 1’820.00
La tariffa oraria di CHF 52.00 è un valore d’esempio. Ogni azienda calcola la propria, e come tariffa a costi pieni: salario lordo, più oneri sociali, più una quota dei costi fissi. Chi calcola con il solo salario orario sottostima questo blocco di ben più di un terzo.
Poi trasporto e materiale, anch’essi come valori d’esempio:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Veicolo, due viaggi | CHF 120.00 |
| Stoviglie a noleggio, bicchieri, biancheria | CHF 380.00 |
| Materiale di consumo | CHF 90.00 |
| Totale | CHF 590.00 |
I costi calcolati dell’incarico sono così stabiliti:
Costo merci CHF 972.00 + personale CHF 1’820.00 + materiale CHF 590.00 = CHF 3’382.00
A questa somma si aggiunge il supplemento per rischio e utile. Nel catering il rischio non è una formula vuota: gli ospiti disdicono, una manifestazione dura due ore in più, il tempo fa spostare l’aperitivo all’interno. Nell’esempio il 15 per cento, anche questo un valore che ogni azienda fissa per sé.
Supplemento: CHF 3’382.00 × 0,15 = CHF 507.30 Prezzo netto: CHF 3’382.00 + CHF 507.30 = CHF 3’889.30 Per persona, netto: CHF 3’889.30 ÷ 60 = CHF 64.82 Lordo con IVA all’8,1 %: CHF 3’889.30 × 1,081 = CHF 4’204.33, quindi CHF 70.07 a persona
Si arrotonda come per un prezzo di menu, con controprova (il metodo è nell’articolo calcolare un piatto). A CHF 70.00 a persona lordi si ottengono CHF 4’200.00 per l’incarico, CHF 3’885.29 netti. Sopra i costi calcolati restano CHF 503.29, e il food cost dell’incarico si attesta a 972.00 ÷ 3’885.29 = 25,0 %.
Questa percentuale è del resto un buon esempio del perché da sola non decida nulla: appare migliore che sul menu, perché il costo merci è piccolo rispetto a personale e materiale. Alla fine si pagano le 35 ore, non il rapporto (più su questo).
Quale aliquota IVA si applica al catering?
Dipende dal fatto che ci sia o meno servizio, e la differenza supera il margine di certi incarichi. Determinante è l’art. 25 cpv. 3 LIVA: «Alle derrate alimentari offerte nell’ambito di prestazioni della ristorazione si applica l’aliquota normale.»
Che cosa valga come prestazione della ristorazione lo dice lo stesso capoverso: «È considerata prestazione della ristorazione la somministrazione di derrate alimentari quando il contribuente le prepara o le serve direttamente presso il cliente oppure tiene a disposizione impianti particolari per il consumo sul posto.» È il caso dell’incarico preso a esempio, quindi 8,1 %.
Se invece si effettua una semplice consegna, si applica l’aliquota ridotta del 2,6 %, «purché a tale scopo siano stati adottati provvedimenti organizzativi adeguati per la delimitazione di queste prestazioni da quelle della ristorazione; diversamente si applica l’aliquota normale» (art. 25 cpv. 3 LIVA). Secondo l’art. 56 OIVA, «un provvedimento organizzativo adeguato è dato segnatamente dall’emissione di giustificativi che permettono di accertare se è stata effettuata una prestazione della ristorazione oppure una consegna o una fornitura da asporto».
Il confine è più netto di quanto molti pensino. L’ordinanza elenca entrambi i casi voce per voce:
- Per consegna si intende «la fornitura di derrate alimentari da parte del contribuente al domicilio del cliente o in un altro luogo da questi designato, senza ulteriore preparazione o servizio» (art. 55 cpv. 1 OIVA).
- Per servizio si intende «segnatamente il fatto di servire i prodotti commestibili nei piatti, preparare buffet freddi e caldi, versare le bevande nei bicchieri, apparecchiare e sparecchiare i tavoli, servire gli ospiti, nonché la direzione e la sorveglianza del personale di servizio, la gestione e il rifornimento dei buffet a libero servizio» (art. 53 cpv. 2 OIVA).
- Sono considerati preparazione «segnatamente il fatto di cuocere, riscaldare, frullare, preparare o mescolare derrate alimentari»; non lo è espressamente «il semplice mantenimento della temperatura di derrate alimentari pronte per il consumo» (art. 53 cpv. 1 OIVA).
In pratica significa: chi consegna pietanze calde in contenitori termici, le posa e riparte, effettua una consegna. Chi dispone le stesse pietanze sul buffet fornisce un servizio, e l’intero incarico passa all’aliquota normale. Sull’incarico preso a esempio sono CHF 4’204.33 contro CHF 3’990.42, una differenza di CHF 213.91 a parità di pietanze.
Due punti sfuggono spesso. Primo, le bevande alcoliche sono escluse dall’aliquota ridotta e si fatturano sempre all’aliquota normale, anche in caso di semplice consegna. Secondo, e più importante: fa fede la prestazione effettivamente fornita, non ciò che sta scritto sul preventivo. L’aliquota segue la manifestazione, non la formulazione. La meccanica completa delle due aliquote è nell’articolo calcolare un piatto.
Questa sezione spiega il calcolo e non è una consulenza fiscale; fanno fede la LIVA, l’OIVA e le informazioni dell’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC).
Cosa deve contenere il preventivo perché regga?
Tutto ciò che può ancora cambiare tra l’accordo e la manifestazione. Un preventivo catering non è un listino, è la descrizione di un evento che avrà luogo settimane o mesi dopo.
- Numero di ospiti garantito e termine. Il prezzo vale a partire da un minimo, e la cifra definitiva si comunica entro una data. Senza una soglia minima, l’azienda paga la differenza quando i 60 ospiti diventano 45. Il costo merci scende con loro, le 35 ore e le stoviglie a noleggio no.
- Cosa è compreso e cosa no. Stoviglie, biancheria, bevande, personale fino a che ora, smontaggio, smaltimento. Ogni voce che qui manca si discute il giorno stesso.
- Scala di penali per l’annullamento. Scaglionata secondo il termine, perché una disdetta tardiva ha già comportato il costo della merce.
- Durata di validità e riserva sui prezzi. Per una manifestazione prenotata con sei mesi di anticipo, i prezzi d’acquisto del giorno non sono più quelli del preventivo.
- Ore supplementari. Con una tariffa oraria, perché le due ore di prolungamento non diventino una questione di cortesia.
- IVA esposta separatamente, con aliquota e tipo di prestazione, in linea con la sezione qui sopra.
Sono punti commerciali, non una consulenza legale. Come formulare le condizioni nel singolo caso lo chiarisce l’azienda con i propri consulenti.
Come si tiene aggiornato il calcolo su molti preventivi?
Solo se la base delle ricette è corretta e segue i prezzi d’acquisto, altrimenti ogni nuovo preventivo lavora con i costi del precedente. È proprio qui che il catering diventa gravoso: ogni richiesta è la stessa base di ricette a una nuova quantità e a una nuova data. 60 persone invece di 4 porzioni, sei settimane dopo, e nel frattempo il fornitore ha adeguato i prezzi. Chi gestisce tutto questo in un foglio di calcolo copia a ogni richiesta l’ultima versione e si trascina dietro gli errori.
Per il semplice ricalcolo delle quantità delle porzioni sul numero di ospiti basta il nostro scalatore di ricette gratuito.
Per il resto, è proprio per questo che stiamo costruendo Trolevo: ricette con sotto-ricette annidate, il cui costo merci confluisce automaticamente in un unico importo per porzione, scalabile su qualsiasi numero di ospiti, con il food cost al prezzo impostato. Se cambia un prezzo d’acquisto, si vede quali ricette e quali piatti sono interessati. Questo aiuta a tenere il calcolo aggiornato; le decisioni su prezzo e accettazione dell’incarico restano all’azienda. Trolevo è in sviluppo – ottieni l’accesso anticipato.
Fonti
- LIVA – Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto, RS 641.20, art. 25
- OIVA – Ordinanza concernente l’imposta sul valore aggiunto, RS 641.201, art. 53, 55 e 56
- AFC – Aliquote IVA svizzere (aliquota normale 8,1 %, aliquota ridotta 2,6 %)
Le cifre negli esempi sono illustrative e non una statistica di settore. Questo articolo spiega il calcolo e non è una consulenza fiscale.