Eine Catering-Anfrage kommt selten mit Bedenkzeit. Der Anlass steht in sechs Wochen, es geht um 60 Personen, und bis Freitag soll eine Zahl auf dem Tisch liegen. Der schnellste Weg zu dieser Zahl ist auch der teuerste: die drei Gänge von der Karte nehmen, mal 60. Diese Rechnung geht in den meisten Fällen nicht auf, und man merkt es erst nach dem Anlass. Dieser Artikel rechnet einen kompletten Auftrag durch und klärt die Frage, an der beim Catering am meisten Geld hängt, nämlich welcher Mehrwertsteuersatz gilt. Wie der Wareneinsatz pro Portion überhaupt ermittelt wird, steht im Artikel Food-Cost-Prozentsatz berechnen.
Wie kalkuliert man ein Catering-Angebot?
Von unten nach oben, nicht von der Karte her. Fünf Blöcke ergeben den Preis:
- Wareneinsatz pro Person und Gang, mal Gästezahl, plus Reserve gegen Ausverkauf.
- Personalstunden für Vorbereitung, Service vor Ort sowie Auf- und Abbau, zu einem Vollkosten-Stundensatz.
- Transport und Material: Fahrzeug, Mietgeschirr, Wäsche, Verbrauchsmaterial.
- Zuschlag für Risiko und Gewinn auf die Summe der drei Blöcke.
- Mehrwertsteuer, mit dem Satz, der zur tatsächlichen Leistung passt.
Der Unterschied zur Kalkulation eines einzelnen Gerichts liegt in den Blöcken 2 und 3. Auf der Karte stecken Personal und Fixkosten im Aufschlagfaktor, weil sie sich über hunderte Teller verteilen. Ein Catering-Auftrag hat seine eigenen Stunden und sein eigenes Material, und beide fallen unabhängig davon an, wie das Restaurant sonst läuft. Deshalb werden sie hier einzeln gerechnet.
Warum trägt der Kartenpreis mal Gästezahl nicht?
Weil ein Auftrag ausser Haus einen Kostenblock mitbringt, für den der Kartenpreis nie gebaut wurde. Das Beispiel: ein Firmenanlass, 60 Personen, drei Gänge, geliefert und vor Ort serviert.
Auf der Karte stünden dieselben Gänge bei CHF 12.00, CHF 34.00 und CHF 9.00, zusammen CHF 55.00 brutto pro Person.
Kartenrechnung: 60 × CHF 55.00 = CHF 3’300.00 brutto netto bei 8,1 % MwSt: CHF 3’300.00 ÷ 1,081 = CHF 3’052.73
Der Auftrag selbst kostet kalkuliert CHF 3’382.00 (die vollständige Rechnung steht in den nächsten beiden Abschnitten). Die Kartenrechnung liegt also CHF 329.27 darunter, und zwar bevor ein Rappen Zuschlag für Risiko oder Gewinn dazukommt.
Eine Einschränkung dazu: Der Stundensatz in den CHF 3’382.00 ist ein Vollkostensatz und enthält bereits einen Anteil an den Fixkosten des Betriebs. Der Fehlbetrag heisst also nicht, dass der Auftrag bar Geld verbrennt. Er heisst, dass er seinen Anteil an Miete, Verwaltung und Abschreibungen nicht trägt und dass jede Stunde, die dafür aufgewendet wird, im Haus mehr gebracht hätte.
Was den Unterschied ausmacht, sind vier Positionen, die es im eigenen Saal nicht gibt: Anfahrt, Mietgeschirr, Auf- und Abbau, und die Reserve, die man produziert, damit nichts ausgeht. Umgekehrt gilt das genauso: Findet der Anlass im eigenen Haus statt, mit eigenem Geschirr, eigenem Personal und ohne Transport, fallen mehrere dieser Blöcke weg, und die Kartenrechnung kommt wieder nahe an einen tragfähigen Preis heran. Der Fehler ist nicht die Karte. Der Fehler ist, sie ungeprüft auf einen Auftrag anzuwenden, der ausser Haus stattfindet.
Wie rechnet man den Wareneinsatz für einen Catering-Auftrag?
Pro Person und pro Gang, dann mal die Gästezahl. Gerechnet wird wie auf der Karte, also inklusive Beilagen, Saucen, Garnituren und Unterrezepten; der Rechenweg dafür steht im Food-Cost-Artikel.
| Gang | Wareneinsatz pro Person |
|---|---|
| Vorspeise | CHF 3.20 |
| Hauptgang | CHF 9.40 |
| Dessert | CHF 2.40 |
| Total | CHF 15.00 |
Dazu kommt eine Position, die es bei der Einzelkalkulation nicht gibt: die Reserve. Bei einem Anlass wird nicht à la carte nachproduziert. Es muss reichen, also produziert man mehr, als rechnerisch nötig wäre, und ein Teil davon bleibt übrig. Wer diese Menge nicht einrechnet, findet sie später als Differenz zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Wareneinsatz wieder.
Mit 8 % Reserve: CHF 15.00 × 1,08 = CHF 16.20 pro Person Wareneinsatz Auftrag: 60 × CHF 16.20 = CHF 972.00
Die 8 Prozent sind ein Beispielwert, keine Branchenzahl. Wie hoch die Reserve sein muss, hängt vom Format ab: Ein Tellerservice mit fixer Portionenzahl braucht wenig, ein offenes Buffet deutlich mehr. Wer mehrere Anlässe hinter sich hat, kennt seinen eigenen Wert aus dem Vergleich von kalkuliertem und tatsächlichem Verbrauch. Das ist der einzige Wert, der zählt.
Wie kommen Personal, Transport und Material in den Preis?
Als eigene Positionen, in Stunden und in Franken. Zuerst die Stunden, und zwar alle, nicht nur die in der Küche:
| Position | Stunden |
|---|---|
| Vorbereitung Küche | 14 |
| Service vor Ort (3 Personen × 5 h) | 15 |
| Transport, Auf- und Abbau | 6 |
| Total | 35 |
35 h × CHF 52.00 = CHF 1’820.00
Der Stundensatz von CHF 52.00 ist ein Beispielwert. Jeder Betrieb rechnet seinen eigenen, und zwar als Vollkostensatz: Bruttolohn plus Sozialabgaben plus ein Anteil an den Fixkosten. Wer mit dem reinen Stundenlohn rechnet, unterschätzt den Block um deutlich mehr als ein Drittel.
Dann Transport und Material, ebenfalls als Beispielwerte:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Fahrzeug, zwei Fahrten | CHF 120.00 |
| Mietgeschirr, Gläser, Wäsche | CHF 380.00 |
| Verbrauchsmaterial | CHF 90.00 |
| Total | CHF 590.00 |
Damit stehen die kalkulierten Auftragskosten:
Wareneinsatz CHF 972.00 + Personal CHF 1’820.00 + Material CHF 590.00 = CHF 3’382.00
Auf diese Summe kommt der Zuschlag für Risiko und Gewinn. Risiko ist beim Catering keine Floskel: Gäste sagen ab, ein Anlass dauert zwei Stunden länger, das Wetter kippt den Apéro nach drinnen. Im Beispiel 15 Prozent, auch das eine Grösse, die jeder Betrieb für sich setzt.
Zuschlag: CHF 3’382.00 × 0,15 = CHF 507.30 Nettopreis: CHF 3’382.00 + CHF 507.30 = CHF 3’889.30 Pro Person netto: CHF 3’889.30 ÷ 60 = CHF 64.82 Brutto bei 8,1 % MwSt: CHF 3’889.30 × 1,081 = CHF 4’204.33, also CHF 70.07 pro Person
Gerundet wird wie bei einem Kartenpreis, mit Gegenprobe (die Methode steht im Artikel Gericht kalkulieren). Bei CHF 70.00 pro Person brutto ergibt das CHF 4’200.00 für den Auftrag, netto CHF 3’885.29. Über den kalkulierten Auftragskosten bleiben CHF 503.29, und der Food-Cost des Auftrags liegt bei 972.00 ÷ 3’885.29 = 25,0 %.
Dieser Prozentsatz ist übrigens ein gutes Beispiel dafür, warum er allein nichts entscheidet: Er sieht besser aus als auf der Karte, weil der Wareneinsatz im Verhältnis zu Personal und Material klein ist. Bezahlt werden am Ende die 35 Stunden, nicht die Quote (mehr dazu).
Welcher Mehrwertsteuersatz gilt beim Catering?
Das hängt davon ab, ob serviert wird, und der Unterschied ist grösser als die Marge mancher Aufträge. Massgebend ist Art. 25 Abs. 3 MWSTG: «Für Lebensmittel, die im Rahmen von gastgewerblichen Leistungen abgegeben werden, gilt der Normalsatz.»
Was als gastgewerbliche Leistung gilt, sagt derselbe Absatz: «Als gastgewerbliche Leistung gilt die Abgabe von Lebensmitteln, wenn die steuerpflichtige Person sie beim Kunden oder bei der Kundin zubereitet beziehungsweise serviert oder wenn sie für deren Konsum an Ort und Stelle besondere Vorrichtungen bereithält.» Das trifft auf den Beispielauftrag zu, also 8,1 %.
Wird dagegen nur geliefert, gilt der reduzierte Satz von 2,6 %, «sofern geeignete organisatorische Massnahmen zur Abgrenzung dieser Leistungen von den gastgewerblichen Leistungen getroffen worden sind; andernfalls gilt der Normalsatz» (Art. 25 Abs. 3 MWSTG). Eine solche Massnahme ist nach Art. 56 MWSTV «namentlich das Ausstellen von Belegen, anhand derer festgestellt werden kann, ob eine gastgewerbliche Leistung oder eine Auslieferung beziehungsweise eine Lieferung zum Mitnehmen erbracht wurde».
Die Grenze verläuft schärfer, als viele annehmen. Die Mehrwertsteuerverordnung zählt beides einzeln auf:
- Auslieferung ist die Lieferung von Lebensmitteln an die Kundschaft «an deren Domizil oder an einen andern von ihr bezeichneten Ort ohne jede weitere Zubereitung oder Servierleistung» (Art. 55 Abs. 1 MWSTV).
- Servierleistung ist «namentlich das Anrichten von Speisen auf Tellern, das Bereitstellen von kalten oder warmen Buffets, der Ausschank von Getränken, das Decken und Abräumen von Tischen, das Bedienen der Gäste, die Leitung oder Beaufsichtigung des Service-Personals sowie die Betreuung und Versorgung von Selbstbedienungsbuffets» (Art. 53 Abs. 2 MWSTV).
- Zubereitung ist «namentlich das Kochen, Erwärmen, Mixen, Rüsten und Mischen von Lebensmitteln»; ausdrücklich nicht dazu gehört «das blosse Bewahren der Temperatur konsumbereiter Lebensmittel» (Art. 53 Abs. 1 MWSTV).
Praktisch heisst das: Wer warme Speisen in Thermoboxen anliefert, abstellt und wieder fährt, liefert aus. Wer dieselben Speisen auf dem Buffet bereitstellt, erbringt eine Servierleistung, und der ganze Auftrag läuft zum Normalsatz. Am Beispielauftrag sind das CHF 4’204.33 gegenüber CHF 3’990.42, ein Unterschied von CHF 213.91 bei identischen Speisen.
Zwei Punkte, die dabei oft untergehen. Erstens sind alkoholische Getränke vom reduzierten Satz ausgenommen und immer zum Normalsatz abzurechnen, auch bei reiner Auslieferung. Zweitens, und wichtiger: Massgebend ist, was tatsächlich geleistet wird, nicht, was auf der Offerte steht. Der Satz folgt dem Anlass, nicht der Formulierung. Die volle Mechanik der beiden Sätze steht im Artikel Gericht kalkulieren.
Dieser Abschnitt erklärt die Kalkulation und ist keine Steuerberatung; verbindlich sind das MWSTG, die MWSTV und die Auskünfte der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).
Was gehört in die Offerte, damit sie hält?
Alles, was sich zwischen Zusage und Anlass noch ändern kann. Eine Catering-Offerte ist keine Preisliste, sie ist die Beschreibung eines Auftrags, der in Wochen oder Monaten stattfindet.
- Garantierte Personenzahl und Stichtag. Der Preis gilt ab einer Mindestzahl, die definitive Zahl wird bis zu einem Datum gemeldet. Ohne Untergrenze zahlt der Betrieb die Differenz, wenn aus 60 Gästen 45 werden. Der Wareneinsatz sinkt dann mit, die 35 Stunden und das Mietgeschirr nicht.
- Was inbegriffen ist und was nicht. Geschirr, Wäsche, Getränke, Personal bis zu welcher Uhrzeit, Abbau, Entsorgung. Jede Position, die hier fehlt, wird am Anlass selbst diskutiert.
- Annullationsstaffel. Gestaffelt nach Frist, weil kurzfristige Absagen die Ware bereits gekostet haben.
- Gültigkeitsdauer und Preisvorbehalt. Bei einem Anlass, der ein halbes Jahr im Voraus gebucht wird, sind die Einkaufspreise am Anlass andere als bei der Offerte.
- Überzeit. Mit Stundensatz, damit die zwei Stunden Verlängerung nicht zur Kulanzfrage werden.
- Mehrwertsteuer ausgewiesen, mit Satz und Leistungsart, passend zum Abschnitt oben.
Das sind kaufmännische Punkte, keine Rechtsberatung. Wie die Bedingungen im Einzelfall zu formulieren sind, klärt der Betrieb mit seiner eigenen Beratung.
Wie hält man die Kalkulation über viele Offerten aktuell?
Nur, wenn die Rezeptbasis stimmt und den Einkaufspreisen folgt, sonst rechnet jede neue Offerte mit den Kosten der letzten. Genau hier wird Catering aufwendig: Jede Anfrage ist dieselbe Rezeptbasis auf einer neuen Menge und einem neuen Datum. 60 Personen statt 4 Portionen, sechs Wochen später, und zwischendurch hat der Lieferant die Preise angepasst. Wer das in einer Tabelle pflegt, kopiert bei jeder Anfrage die letzte Version und zieht die Fehler mit.
Für das reine Umrechnen der Portionsmengen auf die Gästezahl genügt unser kostenloser Rezept-Skalierer.
Genau für den Rest bauen wir Trolevo: Rezepte mit verschachtelten Unterrezepten, deren Wareneinsatz automatisch zu einem Betrag pro Portion zusammenläuft, skalierbar auf jede Gästezahl, samt Food-Cost beim gesetzten Preis. Ändert sich ein Einkaufspreis, sieht man, welche Rezepte und welche Gerichte davon betroffen sind. Das hilft, die Kalkulation aktuell zu halten; die Preis- und Auftragsentscheidung bleibt beim Betrieb. Trolevo ist in Entwicklung – Early Access sichern.
Quellen
- MWSTG – Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer, SR 641.20, Art. 25
- MWSTV – Mehrwertsteuerverordnung, SR 641.201, Art. 53, 55 und 56
- ESTV – Mehrwertsteuersätze (Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %)
Die Zahlen in den Beispielen sind illustrativ und keine Branchenstatistik. Dieser Artikel erklärt die Kalkulation und ist keine Steuerberatung.