Une demande de traiteur laisse rarement le temps de réfléchir. La manifestation a lieu dans six semaines, il s’agit de 60 personnes, et un chiffre est attendu pour vendredi. Le chemin le plus rapide vers ce chiffre est aussi le plus coûteux: reprendre les trois plats de la carte, fois 60. Ce calcul ne tient pas dans la plupart des cas, et on s’en aperçoit seulement après la manifestation. Cet article chiffre une prestation complète et tranche la question où se joue le plus d’argent chez le traiteur, à savoir quel taux de TVA s’applique. La manière de déterminer le coût matière par portion figure dans l’article calculer le pourcentage de food cost.
Comment calcule-t-on une prestation traiteur?
De bas en haut, et non à partir de la carte. Cinq blocs composent le prix:
- Le coût matière par personne et par plat, fois le nombre de convives, plus une réserve pour ne pas être à court.
- Les heures de personnel pour la préparation, le service sur place ainsi que le montage et le démontage, à un taux horaire en coûts complets.
- Le transport et le matériel: véhicule, vaisselle louée, linge, consommables.
- Un supplément pour le risque et le bénéfice sur la somme des trois blocs.
- La TVA, au taux qui correspond à la prestation réellement fournie.
La différence avec le calcul d’un plat isolé se situe dans les blocs 2 et 3. Sur la carte, le personnel et les frais fixes sont logés dans le coefficient multiplicateur, parce qu’ils se répartissent sur des centaines d’assiettes. Une prestation traiteur a ses propres heures et son propre matériel, et les deux sont engagés indépendamment de la marche habituelle du restaurant. C’est pourquoi on les calcule ici séparément.
Pourquoi le prix de carte multiplié par le nombre de convives ne tient-il pas?
Parce qu’une prestation hors établissement entraîne un bloc de coûts que le prix de carte n’a jamais été conçu pour porter. L’exemple: une manifestation d’entreprise, 60 personnes, trois plats, livrés et servis sur place.
Sur la carte, ces mêmes plats seraient à CHF 12.00, CHF 34.00 et CHF 9.00, soit CHF 55.00 brut par personne.
Calcul selon la carte: 60 × CHF 55.00 = CHF 3’300.00 brut net à 8,1 % de TVA: CHF 3’300.00 ÷ 1,081 = CHF 3’052.73
La prestation elle-même coûte, selon le calcul, CHF 3’382.00 (le détail complet figure dans les deux sections suivantes). Le calcul selon la carte se situe donc CHF 329.27 en dessous, et cela avant le moindre centime de supplément pour le risque ou le bénéfice.
Une réserve sur cette comparaison: le taux horaire compris dans les CHF 3’382.00 est un taux en coûts complets et contient déjà une part des frais fixes de l’établissement. Cet écart ne signifie donc pas que la prestation brûle de l’argent. Il signifie qu’elle ne porte pas sa part de loyer, d’administration et d’amortissements, et que chaque heure qui y est consacrée aurait rapporté davantage au restaurant.
Ce qui fait la différence, ce sont quatre postes qui n’existent pas dans sa propre salle: le déplacement, la vaisselle louée, le montage et le démontage, et la réserve que l’on produit pour ne manquer de rien. L’inverse vaut tout autant: si la manifestation se tient dans ses propres murs, avec sa propre vaisselle, son propre personnel et sans transport, plusieurs de ces blocs disparaissent, et le calcul selon la carte se rapproche à nouveau d’un prix viable. L’erreur n’est pas la carte. L’erreur est de l’appliquer sans vérification à une prestation qui se déroule hors établissement.
Comment calcule-t-on le coût matière d’une prestation traiteur?
Par personne et par plat, puis multiplié par le nombre de convives. Le calcul se fait exactement comme sur la carte, accompagnements, sauces, garnitures et sous-recettes compris; la méthode figure dans l’article sur le food cost.
| Plat | Coût matière par personne |
|---|---|
| Entrée | CHF 3.20 |
| Plat principal | CHF 9.40 |
| Dessert | CHF 2.40 |
| Total | CHF 15.00 |
S’y ajoute un poste qui n’existe pas dans le calcul par plat: la réserve. Lors d’une manifestation, on ne produit pas à la commande. Il faut que cela suffise, donc on produit davantage que ce que le calcul exige, et une partie reste. Qui n’intègre pas cette quantité la retrouve plus tard, sous forme d’écart entre le coût matière calculé et le coût matière réel.
Avec 8 % de réserve: CHF 15.00 × 1,08 = CHF 16.20 par personne Coût matière de la prestation: 60 × CHF 16.20 = CHF 972.00
Les 8 pour cent sont une valeur d’exemple, pas un chiffre de branche. L’ampleur de la réserve dépend du format: un service à l’assiette avec un nombre de portions fixe en demande peu, un buffet ouvert nettement plus. Qui a quelques manifestations derrière lui connaît sa propre valeur en comparant consommation calculée et consommation réelle. C’est la seule valeur qui compte.
Comment le personnel, le transport et le matériel entrent-ils dans le prix?
Comme des postes distincts, en heures et en francs. D’abord les heures, et toutes, pas seulement celles de la cuisine:
| Poste | Heures |
|---|---|
| Préparation en cuisine | 14 |
| Service sur place (3 personnes × 5 h) | 15 |
| Transport, montage et démontage | 6 |
| Total | 35 |
35 h × CHF 52.00 = CHF 1’820.00
Le taux horaire de CHF 52.00 est une valeur d’exemple. Chaque établissement calcule le sien, et en coûts complets: salaire brut, plus charges sociales, plus une part des frais fixes. Qui calcule avec le seul salaire horaire sous-estime ce bloc de nettement plus d’un tiers.
Ensuite le transport et le matériel, également en valeurs d’exemple:
| Poste | Montant |
|---|---|
| Véhicule, deux trajets | CHF 120.00 |
| Vaisselle louée, verrerie, linge | CHF 380.00 |
| Consommables | CHF 90.00 |
| Total | CHF 590.00 |
Les coûts calculés de la prestation sont donc établis:
Coût matière CHF 972.00 + personnel CHF 1’820.00 + matériel CHF 590.00 = CHF 3’382.00
À cette somme s’ajoute le supplément pour le risque et le bénéfice. Le risque n’est pas une formule creuse chez le traiteur: des convives se décommandent, une manifestation dure deux heures de plus, la météo fait basculer l’apéritif à l’intérieur. Dans l’exemple 15 pour cent, là encore une valeur que chaque établissement fixe pour lui-même.
Supplément: CHF 3’382.00 × 0,15 = CHF 507.30 Prix net: CHF 3’382.00 + CHF 507.30 = CHF 3’889.30 Par personne, net: CHF 3’889.30 ÷ 60 = CHF 64.82 Brut à 8,1 % de TVA: CHF 3’889.30 × 1,081 = CHF 4’204.33, soit CHF 70.07 par personne
On arrondit comme pour un prix de carte, avec contre-épreuve (la méthode figure dans l’article calculer un plat). À CHF 70.00 par personne brut, cela donne CHF 4’200.00 pour la prestation, soit CHF 3’885.29 net. Il reste CHF 503.29 au-dessus des coûts calculés, et le food cost de la prestation s’établit à 972.00 ÷ 3’885.29 = 25,0 %.
Ce pourcentage est d’ailleurs un bon exemple de la raison pour laquelle il ne décide de rien à lui seul: il paraît meilleur que sur la carte, parce que le coût matière est faible par rapport au personnel et au matériel. Ce qui se paie au bout du compte, ce sont les 35 heures, pas le ratio (plus à ce sujet).
Quel taux de TVA s’applique au traiteur?
Cela dépend de la présence ou non d’un service, et l’écart dépasse la marge de certaines prestations. Le texte déterminant est l’art. 25 al. 3 LTVA: «Le taux normal est applicable aux denrées alimentaires remises dans le cadre des prestations de la restauration.»
Ce qui vaut prestation de la restauration est défini dans le même alinéa: «La remise de denrées alimentaires est considérée comme une prestation de la restauration lorsque l’assujetti les prépare ou les sert chez des clients ou qu’il tient à la disposition des clients des installations particulières pour leur consommation sur place.» C’est le cas de la prestation prise en exemple, donc 8,1 %.
En cas de simple livraison, le taux réduit de 2,6 % s’applique, «si des mesures appropriées d’ordre organisationnel ont été prises afin de distinguer ces prestations de celles de la restauration; en l’absence de telles mesures, le taux normal s’applique» (art. 25 al. 3 LTVA). Selon l’art. 56 OTVA, «l’établissement d’une pièce justificative qui permet de distinguer entre la fourniture d’une prestation de la restauration et une livraison ou une vente à l’emporter constitue par exemple une mesure appropriée d’ordre organisationnel».
La frontière est plus nette qu’on ne le suppose souvent. L’ordonnance énumère les deux cas point par point:
- Vaut livraison «la remise par l’assujetti de denrées alimentaires au domicile de sa clientèle ou à un autre endroit désigné par cette clientèle sans autre préparation ou service» (art. 55 al. 1 OTVA).
- Valent service «le fait de présenter des mets sur assiettes, de préparer des buffets chauds ou froids, de servir des boissons, de dresser le couvert et desservir, de servir les hôtes, la conduite ou la surveillance du personnel de service ainsi que le fait de s’occuper d’un buffet self-service et de veiller à son approvisionnement» (art. 53 al. 2 OTVA, qui introduit cette liste par «par exemple»).
- Valent préparation «le fait de cuire, chauffer, mixer, éplucher et de mélanger des denrées alimentaires»; en est expressément exclu «le simple fait de maintenir la température de denrées alimentaires prêtes à la consommation» (art. 53 al. 1 OTVA, même formule «par exemple»).
En pratique, cela signifie: qui livre des mets chauds dans des caisses isothermes, les dépose et repart, livre. Qui dispose ces mêmes mets sur le buffet fournit un service, et toute la prestation relève du taux normal. Sur la prestation prise en exemple, cela représente CHF 4’204.33 contre CHF 3’990.42, soit un écart de CHF 213.91 pour des mets identiques.
Deux points passent souvent à la trappe. Premièrement, les boissons alcooliques sont exclues du taux réduit et se facturent toujours au taux normal, y compris en cas de simple livraison. Deuxièmement, et c’est plus important: ce qui fait foi, c’est la prestation réellement fournie, et non ce qui figure sur le devis. Le taux suit la manifestation, pas la formulation. La mécanique complète des deux taux figure dans l’article calculer un plat.
Cette section explique le calcul et n’est pas un conseil fiscal; font foi la LTVA, l’OTVA et les renseignements de l’Administration fédérale des contributions (AFC).
Que doit contenir le devis pour qu’il tienne?
Tout ce qui peut encore changer entre l’accord et la manifestation. Un devis traiteur n’est pas une liste de prix, c’est la description d’une prestation qui aura lieu dans des semaines ou des mois.
- Nombre de convives garanti et date limite. Le prix vaut à partir d’un minimum, et le chiffre définitif est communiqué au plus tard à une date donnée. Sans plancher, l’établissement paie la différence lorsque 60 convives deviennent 45. Le coût matière baisse avec eux, les 35 heures et la vaisselle louée non.
- Ce qui est compris et ce qui ne l’est pas. Vaisselle, linge, boissons, personnel jusqu’à quelle heure, démontage, évacuation des déchets. Chaque poste manquant ici se discute le jour même.
- Barème d’annulation échelonné. Échelonné selon le délai, parce qu’en cas d’annulation tardive, la marchandise est déjà achetée.
- Durée de validité et clause de révision des prix. Pour une manifestation réservée six mois à l’avance, les prix d’achat du jour ne sont plus ceux du devis.
- Heures supplémentaires. Avec un taux horaire, pour que les deux heures de prolongation ne deviennent pas une question de bon vouloir.
- TVA mentionnée séparément, avec son taux et le type de prestation, conformément à la section ci-dessus.
Ce sont des points commerciaux, pas un conseil juridique. La façon de formuler les conditions dans un cas particulier se règle entre l’établissement et son propre conseil.
Comment garder le calcul à jour sur de nombreux devis?
Uniquement si la base de recettes est juste et suit les prix d’achat, sinon chaque nouveau devis travaille avec les coûts du précédent. C’est précisément là que l’activité traiteur devient lourde à gérer: chaque demande porte sur la même base de recettes, à une nouvelle quantité et à une nouvelle date. 60 personnes au lieu de 4 portions, six semaines plus tard, et entre-temps le fournisseur a adapté ses prix. Qui gère cela dans un tableur copie à chaque demande la dernière version et traîne les erreurs avec lui.
Pour le simple recalcul des quantités de portions selon le nombre de convives, notre calculateur de recettes gratuit suffit.
Pour le reste, c’est exactement pour cela que nous construisons Trolevo: des recettes avec des sous-recettes imbriquées, dont le coût matière se cumule automatiquement en un montant par portion, adaptable à n’importe quel nombre de convives, avec le food cost correspondant au prix fixé. Si un prix d’achat change, on voit quelles recettes et quels plats sont concernés. Cela aide à garder le calcul à jour; la décision sur le prix et sur l’acceptation du mandat reste à l’établissement. Trolevo est en développement – obtenir un accès anticipé.
Sources
- LTVA – Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée, RS 641.20, art. 25
- OTVA – Ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée, RS 641.201, art. 53, 55 et 56
- AFC – Taux de la TVA (taux normal 8,1 %, taux réduit 2,6 %)
Les chiffres des exemples sont illustratifs et ne constituent pas une statistique de branche. Cet article explique le calcul et n’est pas un conseil fiscal.