Il calcolo dei costi nella ristorazione è fatto di cinque calcoli. Pochissime aziende li fanno tutti e cinque, e quasi nessuna li fa nell’ordine in cui si appoggiano l’uno sull’altro.
Non è un rimprovero, è la conseguenza di come viene spiegato l’argomento. Chi cerca, trova formule. Quello che non trova è la domanda che viene prima: quale di questi calcoli va fatto per primo, quale si appoggia su quale, e quale si può tralasciare.
Questa guida risponde esattamente a questo. Non sviluppa nessun calcolo, perché per quello ci sono i cinque articoli a cui rimanda. Dice in quale ordine servono.
Che cosa comprende il calcolo dei costi nella ristorazione?
Cinque calcoli, e ognuno risponde a una domanda diversa.
| La domanda | Il calcolo | Si trova in |
|---|---|---|
| Quanto costa davvero l’ingrediente, una volta tolti preparazione e cottura? | Grado di resa | Calcolare la resa |
| Quanto di ogni franco incassato se ne va per la merce? | Percentuale di food cost | Calcolare il food cost |
| Quale prezzo va sul menu? | Costo obiettivo, coefficiente e IVA | Calcolare il prezzo di un piatto |
| La cifra che ne esce è buona? | Margine di contribuzione e mix del menu | Un buon food cost |
| Quanto costa un incarico fuori sede? | Calcolo dell’incarico | Calcolare un preventivo catering |
Cinque domande, cinque percorsi di calcolo, e nessuno di per sé è particolarmente difficile. Difficile è un’altra cosa: dipendono l’uno dall’altro, e a guardarli non si vede.
In quale ordine si calcola?
Dall’ingrediente all’incarico. Non dal prezzo a ritroso.
Il grado di resa viene per primo, perché corregge il valore di partenza di tutti gli altri calcoli. Quello che il fornitore mette in fattura non è quello che arriva nel piatto: tra la fattura e il piatto la merce sparisce nella preparazione e ancora una volta in cottura. Chi salta questo passaggio costruisce ogni cifra successiva su un costo merci troppo basso. Non è un errore piccolo, e non si vede da nessuna parte, perché il calcolo preso a sé sembra pulito.
Poi la percentuale di food cost, perché fornisce l’obiettivo con cui si calcola il prezzo. È l’indicatore con cui si governa la cucina, ed è buono solo quanto il costo merci che ci entra.
Poi il prezzo di vendita. Solo quando è chiaro quanto costa il piatto e quale quota deve pesare la merce, si può calcolare un prezzo che sostiene il margine e che il mercato accetta.
Poi la domanda se il valore obiettivo era davvero quello giusto. Sembra il mondo alla rovescia, e non lo è. Se una percentuale è buona non lo si vede dalla percentuale, ma da quanto resta in franchi per piatto e da quante volte il piatto si vende. Questa verifica ha bisogno di un prezzo già calcolato, altrimenti non c’è nulla da verificare.
E per ultimo il calcolo dell’incarico, perché presuppone tutti e quattro gli altri e vi aggiunge due blocchi di costo propri, che nella propria sala non esistono.
Il motivo per cui quasi nessuno lavora in questo ordine è semplice: la domanda urgente è sempre il prezzo. Il menu deve andare in stampa, il piatto deve finire sulla lavagna. Quindi si comincia dal mezzo. Funziona esattamente finché qualcuno non misura la resa, e da lì in poi ogni prezzo è da rifare.
Quale cifra di food cost si intende, esattamente?
Ce ne sono quattro, e possono legittimamente divergere.
| Cifra | Risponde a | Viene da | Non serve per |
|---|---|---|---|
| Calcolo per piatto | Questo piatto ha il prezzo giusto? | il calcolo di una ricetta | dire qualcosa sull’azienda |
| Indicatore aziendale di un periodo | Che cosa è successo davvero? | costo merci contro fatturato netto | dire qualcosa su un singolo piatto |
| Rapporto del menu ponderato sul fatturato | Come sta il menu nel suo insieme? | le percentuali dei singoli piatti, ponderate sul fatturato | la media semplice delle singole percentuali |
| Food cost dell’incarico | Questo incarico catering regge? | il calcolo dell’incarico | il confronto con il menu |
Tutte e quattro possono essere calcolate correttamente nello stesso momento e divergere comunque. Nessun errore. Non misurano la stessa cosa: il calcolo per piatto non sa nulla di deperimento e pasti del personale, l’indicatore aziendale sì. Il rapporto del menu dipende dal mix delle vendite e si muove senza che nessuna ricetta cambi.
In pratica significa: quando cucina e fiduciario litigano sul food cost, parlano per lo più di due cifre diverse tra queste quattro. La domanda che scioglie il nodo non è «quanto è alto», ma «quale delle quattro intendi». Da dove nasce la differenza tra calcolo per piatto e indicatore aziendale è spiegato nell’articolo sul food cost; perché la media delle singole percentuali non è il rapporto del menu sta nell’articolo sul valore obiettivo.
Da dove si comincia, se oggi non si calcola ancora nulla?
Con una bilancia e un solo piatto. In una sera, in tre passaggi.
- Pesare una volta l’ingrediente più caro del piatto più venduto, prima e dopo la preparazione. Senza lavorare la merce con più cura del solito, altrimenti si misura un valore che il servizio non raggiunge mai.
- Calcolare per intero quell’unico piatto, con il prezzo dell’ingrediente corretto per la resa e in modo completo, quindi contorno, salsa e guarnizione compresi.
- Confrontare il risultato con il prezzo sul menu.
Nient’altro. Nessun foglio di calcolo, nessun rilevamento completo, nessun sistema nuovo. La ragione di questo taglio è la leva: il pezzo più caro del piatto più venduto è la posizione in cui un errore di calcolo costa di più, e un’azienda che conosce questa sola cifra sta meglio di una con una tabella compilata a metà sull’intero menu. Il protocollo di misura e il percorso di calcolo stanno ciascuno nel proprio articolo; per la controprova c’è il nostro calcolatore di food cost gratuito.
Il passo successivo è lo stesso lavoro per i dieci piatti che fanno più fatturato. La premessa è che le ricette siano messe per iscritto: un calcolo è stabile solo quanto la ricetta standardizzata su cui poggia.
Chi calcola già e ha comunque la sensazione che qualcosa non torni comincia da un altro punto. Mettere una volta la somma dei calcoli per piatto contro l’indicatore aziendale dello stesso periodo. Le due cifre non coincidono quasi mai, e lo scarto non sta nelle ricette, ma in quello che succede tra il calcolo e la cassa (spiegato nell’articolo sul food cost). Dare una volta un numero a questo scarto cambia più di qualsiasi ulteriore ricalcolo, perché dice se il problema sta davvero nel calcolo.
Che cosa si può tranquillamente tralasciare?
Più di quanto una guida di solito ammetta. Quattro cose.
Il grado di resa degli ingredienti economici. Con le verdure a basso prezzo al chilo si parla di centesimi per piatto. La stessa misurazione, una frazione dell’effetto. Conviene cominciare dove prezzo al chilo alto e perdita alta si incontrano (dettagli).
La ricerca del confronto di settore svizzero. Cifre di confronto solide da noi non sono liberamente disponibili, e quello che circola gratis viene per lo più da altri mercati. Il metro più utile è la propria azienda nel tempo (dettagli).
L’ottimizzazione della percentuale in sé. Finché in franchi per piatto resta abbastanza, una percentuale più alta non è un problema. Ci sono serate in cui l’indicatore peggiora e l’azienda guadagna di più (dettagli).
Il calcolo dei piatti in fondo al menu. Quello che si vende tre volte all’anno non sposta né il rapporto né il margine di contribuzione.
È una questione di priorità, non un via libera. I quattro punti qui sopra sono quello che si fa più avanti, non quello che non si fa mai.
Quanto costa sbagliare l’ordine?
Lavoro doppio, e un menu che poggia su una cifra mai verificata.
Chi fissa il prezzo prima di aver misurato la resa calcola con un costo merci troppo basso, e deve rimettere mano a ogni singolo prezzo appena qualcuno misura. Chi stabilisce un valore obiettivo prima di conoscere il margine di contribuzione ottimizza secondo una percentuale, e rischia di togliere il piatto che sostiene la serata. E chi fa un preventivo per un incarico catering ai prezzi del menu si accorge solo dopo la manifestazione che mancavano due blocchi di costo che nella propria sala non esistono.
Nessuno di questi tre errori si annuncia da solo. Tutti e tre sembrano corretti nel proprio calcolo, ed è esattamente per questo che durano anni.
Come si tiene tutto aggiornato quando i prezzi d’acquisto cambiano?
In nessun modo, se ogni cifra sta in un file a sé. Un calcolo è corretto il giorno in cui viene fatto, e da lì in poi ogni giorno un po’ meno.
È esattamente per questo che stiamo costruendo Trolevo: ricette con sotto-ricette annidate, il cui costo merci confluisce automaticamente in un unico importo per piatto, con il food cost al prezzo impostato. Se cambia il prezzo registrato di un ingrediente, tutte le ricette e tutte le sotto-ricette in cui l’ingrediente compare calcolano con quello, e si vede quali piatti sono interessati.
Quello che non fa, detto chiaramente: non misura la resa e non ha un campo apposito per farlo; il prezzo corretto per la resa si tiene come prezzo dell’ingrediente. Non decide nessun prezzo e non conosce il mercato in cui opera l’azienda. E non calcola l’indicatore aziendale di un periodo, perché quello viene dall’inventario e dalla contabilità, non dalle ricette. Questo aiuta a tenere il calcolo aggiornato; la decisione sul prezzo resta all’azienda.
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