Kalkulation in der Gastronomie besteht aus fünf Rechnungen. Die wenigsten Betriebe machen alle fünf, und fast niemand macht sie in der Reihenfolge, in der sie aufeinander aufbauen.
Das ist kein Vorwurf, sondern eine Folge davon, wie das Thema erklärt wird. Wer danach sucht, findet Formeln. Was er nicht findet, ist die Frage davor: welche dieser Rechnungen zuerst kommt, welche auf welcher aufbaut, und welche man weglassen darf.
Dieser Leitfaden beantwortet genau das. Er rechnet nichts vor, denn dafür gibt es die fünf Artikel, auf die er verweist. Er sagt, in welcher Reihenfolge man sie braucht.
Was gehört alles zur Kalkulation in der Gastronomie?
Fünf Rechnungen, und jede beantwortet eine andere Frage.
| Die Frage | Die Rechnung | Steht in |
|---|---|---|
| Was kostet die Zutat wirklich, wenn Rüsten und Garen weg sind? | Ausbeutegrad | Rüstverlust und Ausbeute |
| Wie viel von jedem Umsatzfranken geht für Ware drauf? | Food-Cost-Prozentsatz | Food-Cost berechnen |
| Welcher Preis muss auf die Karte? | Zielkosten, Aufschlag und Mehrwertsteuer | Gericht kalkulieren |
| Ist die Zahl, die dabei herauskommt, gut? | Deckungsbeitrag und Kartenmix | Guter Food-Cost |
| Was kostet ein Auftrag ausser Haus? | Auftragskalkulation | Catering kalkulieren |
Fünf Fragen, fünf Rechenwege, und keiner davon ist besonders schwierig. Schwierig ist etwas anderes: Sie hängen voneinander ab, und man sieht es ihnen nicht an.
In welcher Reihenfolge rechnet man?
Von der Zutat zum Auftrag. Nicht vom Preis rückwärts.
Die Ausbeute steht zuerst, weil sie den Eingabewert aller anderen Rechnungen korrigiert. Was der Lieferant in Rechnung stellt, ist nicht, was auf dem Teller liegt: Zwischen Lieferantenrechnung und Teller verschwindet Ware beim Rüsten und noch einmal beim Garen. Wer diesen Schritt überspringt, baut jede folgende Zahl auf einem Wareneinsatz, der zu tief ist. Das ist kein kleiner Fehler und er zeigt sich nirgends, weil die Rechnung für sich genommen sauber aussieht.
Dann der Food-Cost-Prozentsatz, weil er die Zielgrösse liefert, mit der der Preis gerechnet wird. Er ist die Kennzahl, an der die Küche gesteuert wird, und er ist nur so gut wie der Wareneinsatz, der hineingeht.
Dann der Verkaufspreis. Erst wenn feststeht, was das Gericht kostet und welchen Anteil die Ware ausmachen soll, lässt sich ein Preis rechnen, der die Marge trägt und den der Markt hergibt.
Dann die Frage, ob der Zielwert überhaupt der richtige war. Das klingt verkehrt herum und ist es nicht. Ob ein Prozentsatz gut ist, sieht man nicht am Prozentsatz, sondern daran, was pro Teller in Franken übrig bleibt und wie oft der Teller verkauft wird. Diese Prüfung braucht einen gerechneten Preis, sonst gibt es nichts zu prüfen.
Und zuletzt die Auftragskalkulation, weil sie alle vier voraussetzt und zwei eigene Kostenblöcke dazulegt, die es im eigenen Haus nicht gibt.
Der Grund, warum fast niemand in dieser Reihenfolge arbeitet, ist einfach: Die dringende Frage ist immer der Preis. Die Karte muss in den Druck, das Gericht muss auf die Tafel. Also fängt man in der Mitte an. Das funktioniert genau so lange, bis jemand die Ausbeute misst, und danach ist jeder Preis noch einmal fällig.
Welche Food-Cost-Zahl ist eigentlich gemeint?
Es gibt vier davon, und sie dürfen auseinanderliegen.
| Zahl | Beantwortet | Kommt aus | Taugt nicht für |
|---|---|---|---|
| Einzelgericht-Quote | Ist dieses Gericht richtig bepreist? | der Kalkulation eines Rezepts | eine Aussage über den Betrieb |
| Betriebskennzahl einer Periode | Was ist tatsächlich passiert? | Wareneinsatz gegen Nettoumsatz | eine Aussage über ein einzelnes Gericht |
| Umsatzgewichtete Karten-Quote | Wie steht die Karte insgesamt da? | den Einzelquoten, gewichtet nach Umsatz | den Durchschnitt der Einzelquoten |
| Auftragsquote | Trägt dieser Catering-Auftrag? | der Auftragskalkulation | den Vergleich mit der Karte |
Alle vier können gleichzeitig korrekt gerechnet sein und trotzdem auseinanderliegen. Kein Fehler. Sie messen nicht dasselbe: Die Einzelkalkulation weiss nichts von Verderb und Personalessen, die Betriebskennzahl schon. Die Karten-Quote hängt am Verkaufsmix und bewegt sich, ohne dass sich ein Rezept ändert.
Praktisch heisst das: Wenn Küche und Treuhand über den Food-Cost streiten, reden sie meistens über zwei verschiedene dieser vier. Die Frage, die das auflöst, ist nicht «wie hoch ist er», sondern «welche der vier meinst du». Wo die Differenz zwischen Einzelkalkulation und Betriebskennzahl herkommt, ist im Food-Cost-Artikel aufgeschlüsselt; warum der Durchschnitt der Einzelquoten nicht die Karten-Quote ist, steht im Artikel über den Zielwert.
Womit fängt man an, wenn man heute noch gar nichts rechnet?
Mit einer Waage und einem einzigen Gericht. An einem Abend, in drei Schritten.
- Die teuerste Zutat des meistverkauften Gerichts einmal vor und nach dem Rüsten wägen. Nicht sorgfältiger rüsten als an einem normalen Abend, sonst misst man einen Wert, den der Service nie erreicht.
- Dieses eine Gericht sauber durchrechnen, mit dem korrigierten Zutatenpreis und vollständig, also inklusive Beilage, Sauce und Garnitur.
- Das Ergebnis mit dem Kartenpreis vergleichen.
Mehr nicht. Kein Tabellenwerk, keine Vollerhebung, kein neues System. Die Begründung für diesen Zuschnitt ist die Hebelwirkung: Das teuerste Stück des meistverkauften Gerichts ist die Position, an der ein Kalkulationsfehler am meisten kostet, und ein Betrieb, der diese eine Zahl kennt, steht besser da als einer mit einer halb ausgefüllten Tabelle über alles. Das Messprotokoll und der Rechenweg stehen je in ihrem eigenen Artikel; für die Gegenprobe gibt es unseren kostenlosen Food-Cost-Rechner.
Die Ausbaustufe ist dieselbe Übung für die zehn umsatzstärksten Gerichte. Voraussetzung dafür ist, dass die Rezepte überhaupt festgehalten sind: Eine Kalkulation ist nur so stabil wie das standardisierte Rezept, auf dem sie sitzt.
Wer bereits kalkuliert und trotzdem das Gefühl hat, es stimmt nicht, fängt an einer anderen Stelle an. Die Summe der Einzelkalkulationen einmal gegen die Betriebskennzahl derselben Periode halten. Die beiden gehen fast nie auf, und die Lücke dazwischen liegt nicht in den Rezepten, sondern in dem, was zwischen Kalkulation und Kasse passiert (aufgeschlüsselt im Food-Cost-Artikel). Diese Lücke einmal zu beziffern verändert mehr als jede weitere Nachkalkulation, weil sie sagt, ob das Problem überhaupt in der Rechnung liegt.
Was kann man getrost weglassen?
Mehr, als ein Leitfaden normalerweise zugibt. Vier Dinge.
Den Ausbeutegrad billiger Zutaten. Bei Gemüse mit tiefem Kilopreis geht es um Rappen pro Teller. Dieselbe Messung, ein Bruchteil der Wirkung. Anfangen sollte man dort, wo hoher Kilopreis und hoher Verlust zusammenkommen (Details).
Die Suche nach dem Schweizer Branchenvergleich. Belastbare Vergleichszahlen sind hierzulande nicht frei verfügbar, und was frei kursiert, stammt meist aus anderen Märkten. Der brauchbarere Massstab ist der eigene Betrieb im Zeitverlauf (Details).
Die Optimierung des Prozentsatzes selbst. Solange in Franken pro Teller genug übrig bleibt, ist ein höherer Prozentsatz kein Problem. Es gibt Abende, an denen die Kennzahl schlechter wird und der Betrieb mehr verdient (Details).
Die Kalkulation der Gerichte am Ende der Karte. Was dreimal im Jahr läuft, bewegt weder die Quote noch den Deckungsbeitrag.
Das ist Priorisierung, keine Entwarnung. Die vier Punkte oben sind das, was man später macht, nicht das, was man nie macht.
Was kostet es, die Reihenfolge falsch zu machen?
Doppelte Arbeit, und eine Karte, die auf einer nie geprüften Zahl steht.
Wer den Preis setzt, bevor die Ausbeute gemessen ist, kalkuliert mit einem Wareneinsatz, der zu tief ist, und muss jeden einzelnen Preis noch einmal anfassen, sobald jemand nachmisst. Wer einen Zielwert festlegt, bevor er den Deckungsbeitrag kennt, optimiert auf eine Quote und streicht dabei möglicherweise das Gericht, das den Abend trägt. Und wer einen Catering-Auftrag nach Kartenpreis offeriert, merkt erst nach dem Anlass, dass zwei Kostenblöcke gefehlt haben, die es im eigenen Haus nicht gibt.
Keiner dieser drei Fehler meldet sich von selbst. Alle drei sehen in der eigenen Rechnung korrekt aus, und genau deshalb halten sie sich jahrelang.
Wie hält man das alles aktuell, wenn Einkaufspreise sich ändern?
Gar nicht, wenn jede Zahl in einer eigenen Datei steht. Eine Kalkulation ist am Tag ihrer Erstellung korrekt und danach jeden Tag ein bisschen weniger.
Genau dafür bauen wir Trolevo: Rezepte mit verschachtelten Unterrezepten, deren Wareneinsatz automatisch zu einem Betrag pro Gericht zusammenläuft, samt Food-Cost beim gesetzten Preis. Ändert sich ein hinterlegter Zutatenpreis, rechnen alle Rezepte und Unterrezepte mit, in denen die Zutat steckt, und man sieht, welche Gerichte betroffen sind.
Was es nicht tut, im Klartext: Es misst die Ausbeute nicht und führt dafür auch kein eigenes Feld; der ausbeutebereinigte Preis wird als Zutatenpreis geführt. Es entscheidet keinen Preis und kennt das Marktumfeld nicht. Und es rechnet die Betriebskennzahl einer Periode nicht aus, denn die kommt aus Inventur und Buchhaltung, nicht aus den Rezepten. Das hilft, die Kalkulation aktuell zu halten; die Preisentscheidung bleibt beim Betrieb.
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